Wilo digitalisiert Qualifizierung für den Shopfloor und entlastet damit Teamleitende und Randbereiche signifikant

Unter dem Leitmotiv „Werker der Zukunft“ hat Wilo in seiner Smart Factory in Dortmund Aktivitäten mit dem Ziel gestartet, die Kompetenzen von Produktionsmitarbeitenden systematisch und vorausschauend aufzubauen. Eine der zentralen Herausforderungen bestand darin, einen skalierbaren und digitalen Prozess rund um Qualifizierung und Kompetenzentwicklung zu implementieren. Dabei sollen Shopfloor-Führungskräfte unterstützt werden, für ihre Mitarbeitenden rollenspezifische und gesetzlich vorgeschriebene Kompetenzen sicherzustellen und regelmäßig zu überprüfen. Zum anderen sollten sie den Aufbau neuer Kompetenzen im Bereich Soft Skills und Methoden sowie die Flexibilisierung des Personals unterstützen.

Der bisherige Ansatz konnte diese Anforderungen nicht leisten. So haben die verschiedenen Produktionsbereiche jeweils eigene Qualifikationsmatrizen mit unterschiedlichen Rollen- und Kompetenzprofilen gepflegt. Entsprechend waren Schulungsfortschritt, Ist-Kompetenzen sowie die Lern- und Weiterbildungsaktivität nicht auf Abruf zentral verfügbar und auch nur schwer vergleichbar.

Die Koordination von Qualifizierungsmaßnahmen erfolgte manuell, was die Erstellung von Auswertungen, zum Beispiel im Rahmen von Audits, sowie eine regelmäßige Berichterstattung erschwerte und aufwendig machte. Die Suche nach einer passenden Software-Lösung scheiterte daran, dass bestehende LMS-Systeme die spezifischen Anforderungen des Shopfloors nicht abdecken.

Mit der Software von flipsight wurde für die Produktion eine intelligente Kompetenzmatrix eingeführt. Diese ermöglicht es zum einen, notwendige Fähigkeiten und Kompetenzen zu erkennen, und sie signalisiert zum anderen kritische Abweichungen (z.B. ablaufende Gültigkeiten für Sicherheitsunterweisungen). Die Sicht auf die Matrizen lässt sich auf die Organisation zuschneiden, um beispielsweise nur einzelne Schichten oder bestimmte Rollenprofile anzuzeigen. Die Kompetenzanforderungen lassen sich direkt mit Qualifizierungsmaßnahmen verknüpfen. Vorgesetzte können diese direkt aus der Kompetenzmatrix heraus für ihre Mitarbeitenden buchen und digitale Inhalte zuweisen. Nach Abschluss einer Maßnahme wird die Matrix automatisch aktualisiert. Für alle Mitarbeitenden liegen lückenlose Dokumentationen der Nachweise und der eigenen Lern- und Trainingshistorien vor. Die Produktionsleitung kann den Stand der Qualifizierung übersichtlich auf unterschiedlichen Organisationsebenen per Dashboard einsehen.

Das Lernmanagement-Modul umfasst bei Wilo einen Katalog mit über 200 relevanten Lern- und Trainingsangeboten wie Präsenztrainings, Online-Kursen, Videos, digitalen Unterweisungen oder prozessrelevanten Dokumenten. Um alle benötigten Kompetenzbereiche bedienen zu können, werden Trainer/-innen und Expert/-innen aus verschiedenen Fachbereichen wie Instandhaltung, Qualitätssicherung oder Arbeitssicherheit einbezogen. Die Mitarbeitenden haben Zugang zu digitalen Lerneinheiten über Tablets, die sie in schallgeschützten Lernkabinen direkt in ihrem Produktionsbereich verwenden können. Produktionsmitarbeitende ohne E-Mail-Adresse melden sich im flipsight-System ganz einfach mit Hilfe eines QR-Codes an, den sie auf ihrem Werksausweis mit sich führen. Die Zugänge werden vor Ort durch Schicht- oder Teamleitende administriert.

Um Produktionsmitarbeitende über anstehende Maßnahmen und Fälligkeiten zu informieren, wurde ein Kiosk-Modus auf den Bereichsdisplays eingerichtet, die entsprechenden Benachrichtigungen und Erinnerungen anzeigen. Die Personalstammdaten sind über eine SAP-Schnittstelle integriert – Systemnutzer/-innen mit E-Mail-Accounts erhalten Zugriff via Single-Sign-On.

Die Einführung der Lösung erfolgte schrittweise für die 14 Produktionsbereiche. Zunächst wurde ein Produktionsbereich ausgewählt und ausgiebig getestet. flipsight ist so aufgebaut, dass Kompetenzen und Rollenprofile sowie Beauftragungen durch den Kunden selbst individuell erstellt werden können. Dies ermöglichte einen schnellen Rollout auf die nächsten Bereiche. Dafür wurden schrittweise die Kompetenzmodelle ausgearbeitet, standardisiert und im System abgebildet. Der Fokus lag zunächst auf vorgeschriebenen Kompetenzen, entweder gesetzlich oder durch Wilo selbst (z.B. Wilo-Produktionssystem). Im Rahmen des Rollouts wurde großer Wert auf die Einbeziehung der Mitarbeitenden gelegt, indem Motivation, Vorteile und Softwarefunktionalität erläutert wurden. Der Rollout wurde durch wöchentliche Meetings mit flipsight begleitet, um schnell auf Fragen oder fehlende Funktionalität reagieren zu können.

Durch das automatisierte Buchen und Pflegen der Matrix können Führungskräfte den Aufwand für die Qualifizierung ihrer Teammitglieder deutlich reduzieren. Die integrierte Nachweisführung macht zudem die Auditvorbereitung obsolet - sonst oftmals ein enormer Zeit- und Stressfaktor vor Audits. Die Erinnerungsfunktionen entlasten zudem im stressigen Produktionsalltag.

Die Produktionsleitung kann jederzeit relevante Kennzahlen (Kompetenzstände oder Beauftragungsquoten, z.B. Ersthelfer) einsehen. Koordinationsaufwände zwischen Teamleitenden und den Expertinnen und Experten aus Randbereichen entfallen. Transparenz und Standardisierung von Kompetenzen helfen dabei, das Personal zu flexibilisieren. Die Auditorinnen und Auditoren vergaben ein verbessertes Rating und lobten die Lösung als „Best in Class“.

Ein wesentlicher Vorteil für die Belegschaft besteht in der digitalen Teilhabe. Neben der Nutzung von digitalen Trainings zum Lernen oder Nachschlagen wird das eigene Kompetenzprofil sichtbar gemacht. Somit werden Mitarbeitende in die Lage versetzt, eigenverantwortlich Maßnahmen bei ihrer Teamleitung anzusprechen oder selbstständig einzuleiten.